La FTA aclara los requisitos de conservación de registros para los registros contables y libros de comercio
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La Autoridad Fiscal Federal ha emitido la Decisión n.º 4 de 2026, por la que se establecen requisitos más detallados para la conservación de registros contables y libros de comercio en formato electrónico, fotocopia y original, con entrada en vigor el 30 de julio de 2026.
La Autoridad Fiscal Federal (FTA, por sus siglas en inglés) ha emitido la Decisión n.º 4 de 2026 sobre las Normas y Requisitos para la Conservación de la Información Contenida en los Registros Contables y Libros de Comercio. La Decisión aclara cómo deben conservar los contribuyentes los registros contables y los libros de comercio, ya sea en su formato original, en copias electrónicas o en fotocopias, y confirma los estándares que la FTA esperará verificar durante una auditoría fiscal o un requerimiento de información.
Aunque la Decisión no modifica sustancialmente la obligación de conservar registros de acuerdo con el marco fiscal de los EAU, aporta detalles operativos de gran utilidad sobre la calidad, integridad y accesibilidad de los registros conservados por las empresas.
¿Cuáles son las definiciones clave?
La Decisión introduce dos conceptos importantes. Una Copia Electrónica es un documento o registro guardado o convertido a un formato electrónico que puede ser visualizado, recuperado y leído a través de sistemas o soportes electrónicos. Una Fotocopia es una copia producida mediante fotocopiado, escaneo o reproducción fotográfica, siempre que se preserve de forma clara y legible la forma y el contenido del documento original.
¿Cuáles son los requisitos generales para la conservación de registros?
De conformidad con la Decisión, los registros contables y los libros de comercio deben cumplir con tres requisitos fundamentales:
· Deben estar completos y ser idénticos a los registros originales.
· Deben ser claros y fácilmente legibles.
· Deben estar a disposición de la FTA previa solicitud, lo que incluye el acceso al sistema en el que se conservan dichos registros.
Requisitos para copias electrónicas y documentos escaneados
La Decisión es especialmente relevante para aquellas empresas que dependen de documentos escaneados, sistemas de contabilidad en la nube, plataformas de gestión documental electrónica o servicios externalizados de teneduría de libros.
Las empresas deben asegurarse de que:
· Las copias electrónicas y fotocopias contengan todas las páginas del documento original en el mismo orden.
· No se admitirán escaneos parciales de documentos.
· Las copias se conserven con una calidad y resolución que permitan leer la información con total claridad.
· Las fotocopias sigan siendo legibles durante todo el período de conservación aplicable.
· Podrán conservarse copias en blanco y negro de documentos en color, siempre que toda la información siga siendo clara y legible.
Acceso a los registros durante una inspección de la FTA
Un aspecto fundamental de la Decisión es el énfasis en la accesibilidad. La FTA debe poder acceder a los registros cuando lo solicite, incluidos aquellos conservados por medios electrónicos y los sistemas en los que se almacenan. En caso de que los registros estén protegidos por contraseña o encriptados, las empresas deberán facilitar las credenciales, claves o detalles de acceso necesarios para que la FTA pueda proceder a su revisión.
Por consiguiente, las empresas deben analizar no solo si los registros han sido conservados, sino también si pueden ser recuperados, abiertos y presentados de manera eficiente durante una auditoría o un requerimiento de información.
¿Pueden las empresas recurrir a proveedores externos?
La Decisión confirma que las empresas pueden contratar a proveedores externos para la conservación de los registros contables y los libros de comercio. No obstante, la responsabilidad del cumplimiento normativo sigue recayendo en el contribuyente. El uso de proveedores de almacenamiento en la nube, plataformas de gestión documental o servicios externalizados de conservación de registros no transfiere la responsabilidad de garantizar que los registros sigan estando completos, exactos, legibles y accesibles.
¿Qué deben hacer las empresas ahora?
Las empresas deben aprovechar esta Decisión como una oportunidad para revisar sus procesos de conservación de registros, sus controles de gestión documental y su preparación ante posibles auditorías. En particular, deberían considerar:
· Revisar las políticas de conservación de documentos y archivo.
· Evaluar la accesibilidad de los registros electrónicos.
· Verificar que los registros escaneados estén completos y sean legibles.
· Confirmar que los registros puedan facilitarse sin demora a la FTA cuando sean solicitados.
· Evaluar si los proveedores de servicios externos cumplen con los estándares exigidos.
Recordatorio: Los registros relativos al impuesto sobre sociedades, incluidos los libros mayores, facturas y estados financieros, deben conservarse, con carácter general, durante un plazo de siete años tras la finalización del período impositivo correspondiente, de conformidad con el artículo 56 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Por el contrario, los registros del IVA están sujetos, por lo general, a un período de conservación de cinco años, si bien pueden aplicarse plazos más amplios en supuestos específicos, como en el caso de determinados registros de bienes inmuebles.
Perspectiva Fiscal de Altair
La Decisión n.º 4 de 2026 constituye un recordatorio práctico de que la conservación de registros fiscales no se limita a almacenar documentos en algún lugar de la empresa. Los registros deben estar completos, ser legibles y poder presentarse en un formato que permita a la FTA realizar una revisión eficaz.
Dado que el impuesto sobre sociedades y el IVA imponen períodos de conservación distintos, y que la Decisión formaliza los requisitos de acceso y calidad para los registros electrónicos y fotocopiados, las empresas deben reevaluar de inmediato sus procesos de gestión documental. El objetivo debe ser claro: disponer de registros preparados para auditorías que puedan ser recuperados, abiertos y entregados a la FTA en el momento en que se requieran.
La Autoridad Fiscal Federal ha emitido la Decisión n.º 4 de 2026, por la que se establecen requisitos más detallados para la conservación de registros contables y libros de comercio en formato electrónico, fotocopia y original, con entrada en vigor el 30 de julio de 2026.
La Autoridad Fiscal Federal (FTA, por sus siglas en inglés) ha emitido la Decisión n.º 4 de 2026 sobre las Normas y Requisitos para la Conservación de la Información Contenida en los Registros Contables y Libros de Comercio. La Decisión aclara cómo deben conservar los contribuyentes los registros contables y los libros de comercio, ya sea en su formato original, en copias electrónicas o en fotocopias, y confirma los estándares que la FTA esperará verificar durante una auditoría fiscal o un requerimiento de información.
Aunque la Decisión no modifica sustancialmente la obligación de conservar registros de acuerdo con el marco fiscal de los EAU, aporta detalles operativos de gran utilidad sobre la calidad, integridad y accesibilidad de los registros conservados por las empresas.
¿Cuáles son las definiciones clave?
La Decisión introduce dos conceptos importantes. Una Copia Electrónica es un documento o registro guardado o convertido a un formato electrónico que puede ser visualizado, recuperado y leído a través de sistemas o soportes electrónicos. Una Fotocopia es una copia producida mediante fotocopiado, escaneo o reproducción fotográfica, siempre que se preserve de forma clara y legible la forma y el contenido del documento original.
¿Cuáles son los requisitos generales para la conservación de registros?
De conformidad con la Decisión, los registros contables y los libros de comercio deben cumplir con tres requisitos fundamentales:
· Deben estar completos y ser idénticos a los registros originales.
· Deben ser claros y fácilmente legibles.
· Deben estar a disposición de la FTA previa solicitud, lo que incluye el acceso al sistema en el que se conservan dichos registros.
Requisitos para copias electrónicas y documentos escaneados
La Decisión es especialmente relevante para aquellas empresas que dependen de documentos escaneados, sistemas de contabilidad en la nube, plataformas de gestión documental electrónica o servicios externalizados de teneduría de libros.
Las empresas deben asegurarse de que:
· Las copias electrónicas y fotocopias contengan todas las páginas del documento original en el mismo orden.
· No se admitirán escaneos parciales de documentos.
· Las copias se conserven con una calidad y resolución que permitan leer la información con total claridad.
· Las fotocopias sigan siendo legibles durante todo el período de conservación aplicable.
· Podrán conservarse copias en blanco y negro de documentos en color, siempre que toda la información siga siendo clara y legible.
Acceso a los registros durante una inspección de la FTA
Un aspecto fundamental de la Decisión es el énfasis en la accesibilidad. La FTA debe poder acceder a los registros cuando lo solicite, incluidos aquellos conservados por medios electrónicos y los sistemas en los que se almacenan. En caso de que los registros estén protegidos por contraseña o encriptados, las empresas deberán facilitar las credenciales, claves o detalles de acceso necesarios para que la FTA pueda proceder a su revisión.
Por consiguiente, las empresas deben analizar no solo si los registros han sido conservados, sino también si pueden ser recuperados, abiertos y presentados de manera eficiente durante una auditoría o un requerimiento de información.
¿Pueden las empresas recurrir a proveedores externos?
La Decisión confirma que las empresas pueden contratar a proveedores externos para la conservación de los registros contables y los libros de comercio. No obstante, la responsabilidad del cumplimiento normativo sigue recayendo en el contribuyente. El uso de proveedores de almacenamiento en la nube, plataformas de gestión documental o servicios externalizados de conservación de registros no transfiere la responsabilidad de garantizar que los registros sigan estando completos, exactos, legibles y accesibles.
¿Qué deben hacer las empresas ahora?
Las empresas deben aprovechar esta Decisión como una oportunidad para revisar sus procesos de conservación de registros, sus controles de gestión documental y su preparación ante posibles auditorías. En particular, deberían considerar:
· Revisar las políticas de conservación de documentos y archivo.
· Evaluar la accesibilidad de los registros electrónicos.
· Verificar que los registros escaneados estén completos y sean legibles.
· Confirmar que los registros puedan facilitarse sin demora a la FTA cuando sean solicitados.
· Evaluar si los proveedores de servicios externos cumplen con los estándares exigidos.
Recordatorio: Los registros relativos al impuesto sobre sociedades, incluidos los libros mayores, facturas y estados financieros, deben conservarse, con carácter general, durante un plazo de siete años tras la finalización del período impositivo correspondiente, de conformidad con el artículo 56 de la Ley del Impuesto sobre Sociedades. Por el contrario, los registros del IVA están sujetos, por lo general, a un período de conservación de cinco años, si bien pueden aplicarse plazos más amplios en supuestos específicos, como en el caso de determinados registros de bienes inmuebles.
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La Decisión n.º 4 de 2026 constituye un recordatorio práctico de que la conservación de registros fiscales no se limita a almacenar documentos en algún lugar de la empresa. Los registros deben estar completos, ser legibles y poder presentarse en un formato que permita a la FTA realizar una revisión eficaz.
Dado que el impuesto sobre sociedades y el IVA imponen períodos de conservación distintos, y que la Decisión formaliza los requisitos de acceso y calidad para los registros electrónicos y fotocopiados, las empresas deben reevaluar de inmediato sus procesos de gestión documental. El objetivo debe ser claro: disponer de registros preparados para auditorías que puedan ser recuperados, abiertos y entregados a la FTA en el momento en que se requieran.
